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以智能电动档案密集架为中心的智能档案管理--从“纸间”到“指尖”的智慧

2022-07-22 02:11:00 来源:小欧 阅读数:136

      由于传统档案管理方式有诸多弊端,为了推进档案管理设备的升级,在传统密集架基础上,档案室密集架品牌厂家综合科技运用,研发智能电动档案密集架,并使其得以在档案储备和管理上得以运用。智能电动档案密集架参考了国内外密集架设计思路,是档案室密集架品牌厂家结合我国情况自主开发的一种新型档案储存设备,从各方面克服了传统档案柜的缺点,轻松实现智能档案管理,让用户感受从“纸间”到“指尖”的智慧。

一、传统档案管理存在的问题

(一)档案管理成本较高

      各企事单位纸质文档较多,在利用智能电动档案密集架之前,传统式管理档案的架子或文档柜子占据房间内的室内空间比率大且存储量小,此外,用传统管理档案方式需要不断加大硬件设施来保证档案存储的空间,管理成本较高。

(传统文件柜)

(二)档案管理效率低下

      在利用智能电动档案密集架之前,传统的档案管理方式存在诸多弊端,档案管理流程枯燥繁琐,单纯依靠人工来来进行档案的上下架、出入库和盘点等流程,无法进行一体化的档案管理工作,档案管理人员工作时间长且工作效率低下。

(三)档案安全系数低下

      在利用智能电动档案密集架之前,一方面,传统的档案存放柜不具备防盗和报警功能,档案室遭盗窃、入侵的情况时有发生,单凭人工来处理档案工作,在工作交接的过程中也极易出现档案丢失的情况;另一方面,纸质档案在存放的过程中易产生酸性气体,难以保障档案管理工作人员的健康,此外,传统档案管理方式还容易出现管理人员在工作中被架体夹伤的情况。

(四)档案保存时限短

      在利用智能电动档案密集架之前,存放环境的适宜与否对档案的保存时限具有重要影响,而传统的档案管理方式无法对存放环境进行控制。由于不具备适宜的温湿度环境,且纸张存放时间过长所挥发的酸性气体会使档案出现腐蚀、褪色的情况,档案保存时限短。

二、智能档案管理----智能电动档案密集架不可替代的先进性

      当前各企事业单位的档案储存压力不断增加,传统档案管理方式亟需升级。档案室密集架品牌厂家在智能电动档案密集架基础上的智能档案管理方式,具备环控安防一体化功能,使档案管理流程更安全、更高效,相比较于传统的管理方式,具有不可替代的先进性。

(一)延长档案保存时限

      智能电动档案密集架可以有效检测环境温湿度,为档案的储存提供适宜的环境,此外,智能电动档案密集架具备开架通风功能,最大程度消散纸张挥发的酸性气体,延长档案保存时限,尤其对于珍贵文物的保管,极大程度延长文物寿命。据资料显示,在智能档案管理环境下,档案存放年限可达三十年以上,甚至可以达到五十年。

(二)智能电动档案密集架-提高管理效率

      智能电动档案密集架基础上的智能档案管理系统可以减少不必要的人力物力,实现一站式的全生命周期服务:整理、上下架、通风、调阅、盘点等流程,配合RFID射频技术,可以实现每秒钟千万次的盘点,使档案管理人员减少处理琐事时间,极大程度提高工作效率。

(三)智能电动档案密集架-提高档案管理安全性

      一方面,基于大数据和物联网技术,智能电动档案密集架可实现档案使用痕迹可追溯、可查询,同时,智能档案管理系统拥有多种认证方式登录,如人脸识别、指纹解锁、账号密码等等,配合监控系统,档案安全性和保密性得以提高;另一方面,智能密集架的通风功能搭配一体化环控设备,可以消散酸性气体,保障档案工作人员的安全,架体内设全天候红外检测保护、视频监控、门禁管理等档案保护系统,通道有人便会进行提醒,防止工作人员被机器夹伤的情况。

(四)智能电动档案密集架-提高档案的利用率

      智能电动档案密集架拥有强大的信息系统,可轻松实现多格式档案数字化,档案的使用更加便捷安全,且利用率更高。对于历史久远的档案而言,数字化处理无疑是对档案原件更好的保护,也可以杜绝档案遭到篡改的行为。

      “档案安全无小事”,档案的重要性和不可替代性需要各行各业树立档案安全意识、强化安全建设。以智能电动档案密集架为中心的智能档案管理已经成为当今档案管理的一大趋势,密集架厂家努力为档案管理的智能化提供可复制、可推广的“标杆经验”,从“数据”到“智慧”,从“纸间”到“指尖”,为档案管理实现标准化、专业化做出贡献。

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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