临沂市税务局-智能档案室建设项目

国家税务总局临沂市税务局是主管全市国家税收工作的行政机构，实行垂直管理体制，自1994年9月成立以来，下辖12个县区国家税务局、1个经济开发区国家税务局及1个高新技术产业园区国家税务局。作为税收征管与服务的核心部门，临沂市税务局始终坚守依法征税职责，扎实推进税费优惠政策落实，同时承担着海量纳税档案、干部人事档案、政策文件等资料的管理工作，这些档案不仅是税收工作的重要历史记录，更是支撑税收决策、服务纳税人的关键数据资产。随着税收数字化转型的深入推进，档案管理的规范化、智能化水平成为提升税务治理效能的重要支撑。

在智能档案室建设之前，临沂市税务局面临着传统档案管理模式的多重痛点，迫切需要智能化升级赋能。一方面，档案存量持续增长，仅干部人事档案就有3000多册新增存量纸质材料需整理归档，传统库房存储空间逼近饱和，手摇密集架的空间利用率已无法满足需求；另一方面，档案管理效率低下，纸质档案的检索、借阅需人工逐一排查，耗时费力，难以快速响应税务征管、干部管理等工作的查档需求。此外，传统档案管理还存在安全防护薄弱问题，温湿度调控不精准、防火防盗预警不及时，且纸质档案易受环境影响损坏，同时档案数字化程度低，无法实现跨部门共享复用，制约了税收服务与管理的高效推进，建设智能档案室成为破解上述难题的必然选择。

针对临沂市税务局的档案管理痛点，花都集团依托33年政企档案解决方案经验与自主研发实力，量身定制了智能档案室一体化建设方案，并高效完成交付落地。解决方案以“智能管控、安全存储、高效利用”为核心，构建了涵盖智能存储、环境调控、安防保障、数字化管理的全链条智能体系：在存储优化上，配置定制化智能密集架，结合机械定位技术，大幅提升空间利用率，较传统存储方式空间占用减少60%以上，同时实现架体自动开合、定位精准，保障档案存取便捷性；环境管控方面，通过空气质量云测仪、智能环境区域控制器联动恒温恒湿系统、新风系统，实现库房“八防”要求，实时监控并调节温湿度、空气质量，从源头保护档案安全；安防体系上，集成动态视频监控、防火报警、红外防盗、智能门禁及人体安防系统，搭配七氟丙烷气体灭火装置，实现24小时全方位安全防护，异常情况实时报警并留存记录；数字化管理层面，部署RFID智能档案管理系统，通过电子标签、智能阅读器、通道门等设备，实现档案无序存放、有序管理，支持自动盘点、出入库记录追溯，同时完成存量档案的扫描录入、分类编目，搭建电子档案管理平台，实现档案检索、借阅、审批全流程线上化，检索效率提升90%以上。目前，该智能档案室已全面交付使用，花都集团同步完成人员操作培训与后期运维保障，实现临沂市税务局档案管理从传统人工模式向智能化、数字化模式的跨越式升级，为税收治理现代化提供了坚实档案支撑，其建设经验也为税务系统智能档案室建设提供了优质借鉴范本。