随着科学技术的迅速发展和大量档案的产生，智慧档案室的研究和建设成为档案界关注的热点。智慧档案馆与传统档案室相比，有着丰富的海量的存储空间、便捷高效的档案查取方式、适宜的环境、多种安全防护等优点，智慧档案室建设方案逐一破解档案管理工作中的难点，扫清重重障碍，有力地解决了传统档案管理工作中存在的问题。
一、传统档案室所存在的问题
1、作为重要的档案存放基地，传统档案室中的档案存储设备比较陈旧，存储空间小、管理技术趋于落后，且仅仅支持存储实体档案，从而导致大量档案无法得到有序存储、导致档案查找困难，这大大制约了档案管理事业的发展。
2、档案资料的存放管理对环境有明确的要求，档案室内温度、湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度等方面不达标等都会对档案造成损坏。传统档案室与智慧档案室建设方案不同，其往往没有配置相应的环境设施设备，易引起档案受损等情况的发生，大大缩短档案的寿命。
3、传统的档案室仅仅依靠人力管理和物理锁等措施，没有搭建完善的安防系统，无法做到全方位保障档案的安全，易出现档案被盗、丢失等情况。
二、智慧档案室方案破解种种难题
1、作为先进、智能、时尚、美观于一体的智能存储装具，智能密集架是智慧档案室建设方案中的重要内容，经量身设计后，多组多列密集架整齐排列于档案室中，智能密集架内部可实现双面存储，具有语音及触屏多种操作方式、具有声光引导人员取档功能、具有一键检测功能、具有多种方式安全认证开启功能，从而满足大量档案的高效管理所需。此外，方案中将智能密集架与RFID系统相结合，实现档案的快速盘点、精准管理！
2、在智慧档案室建设方案中，数字化档案管理系统是必不可少的内容，数字化档案管理系统功能覆盖档案收集、管理、保存、利用，实现档案业务全过程信息化管理、支持多种形式和多种来源归档文件收集，提供全面丰富的档案资源利用服务方式。
3、在智慧档案室中，将搭建环境控制系统，包括空调、恒湿消毒净化一体机、空气质量云测仪、智能环境区域控制器、新风机等设备，当档案室环境出现异常时，将发出报警并进行调控，确保档案处于适宜的环境内。
4、在档案室安全保障方面，可以采用视频监控系统，通过摄像头全面监控档案库房内的区域，其次，搭建入侵报警系统来防止未经授权的人员进入档案库房，非法进入将自动报警并发送给相关人员，确保及时采取行动。此外，还将采用防火报警系统，即通过烟雾、温度和气体传感器来监测库房内的火灾危险，一旦检测到火警信号，系统会自动触发警报，并及时通知人员进行紧急处理。
5、一体化管理平台同样是智慧档案室建设方案中的重点内容，其能与智能密集架、RFID等系统进行数据对接，使档案管理变得更加轻松、便捷。一体化平台能够实时集中统一显示智慧档案库房内的各类数据，帮助大家更好地了解库房的运行情况！
在传统档案室中，容易引发各种档案管理问题，而智慧档案室建设方案轻松破解了传统档案管理工作中存在的难题。如需智慧档案库房整体解决方案或查看相关智慧档案室建设案例，欢迎前来咨询。
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