相比传统档案库房，智慧档案库房的设备和系统更多样化、更先进化，智慧档案库房是对传统档案库房的升级改造，智慧档案库房中涵盖了一体化管理平台、智能密集架、环控系统、安防系统、RFID系统、数字化档案管理系统等，智能档案库房、智慧档案库房建设的意义重大，下面就其建设意义展开分析。
一、实现实体档案及数字档案的双重管理
智能密集架具备安全保障、智能化操作、声光引导快速取档等功能，通过在智慧档案库房中安装合适组列数的智能密集架，则能够大大提高库房的空间利用率、大大提高库房的存储量，大大提高档案管理效率，同时搭配RFID技术，实现了档案的无序存放有序管理、快速盘点等，解决了诸多档案管理难题。其次，智慧档案库房通过搭建数字化档案管理系统，实现数字档案的全生命周期管理，使数字档案检索、浏览和共享变得更加方便快捷，极大提高了档案管理的效率和效果。
二、建设智慧档案库房全面保障档案安全
在智慧档案库房中，多措并举保障档案的安全，如所采用的存储装具智能密集架具有防尘、防鼠、防光、防盗等多重保护功能；所搭建的环控系统可实时监测库房温度、湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度等，异常情况时及时报警、及时调控设备，保障档案存放环境恒定；智慧档案库房建设中所搭建的安防系统包括动态视频监控系统、防火报警系统、防盗报警系统、智能门禁管理系统等，从而达到对档案库房进行全面的监控和保护。
三、实现档案库房各个系统的集中管理
一体化管理平台是智慧档案库房中的关键内容，一方面，其能够3D呈现档案库房情况，实现“一屏观全馆”，使人员轻松清楚了解档案库房的情况；另一方面，其能够实现各个系统的集中管理，打破以往分散管理的弊端。此外，一体化档案库房管理平台具有良好的可扩展性，可以根据企业的实际需求增加新的功能和模块，满足不断变化的档案管理需求。
综上，各单位开展一体化智慧档案库房建设有力推动了单位管理现代化进程，建设智慧档案库房的意义在于实现实体档案及数字档案的双重管理、全面保障档案安全，实现档案库房各个系统的集中管理，满足档案管理需求，为单位更好地履行职责、服务公众提供了有力保障。
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