在传统的档案管理工作中，存在效率低、浪费大、监测难、调控难、不安全等问题，因此档案室智慧一体化建设、智慧档案馆建设迫在眉睫。档案室智慧一体化是基于物联网、云计算等新技术构建的档案室，促使档案管理更加高效化、实现对库房环境精准测控、全方位维护档案的安全，更好地满足档案管理的实际需求，本文加以分析。
一、促使档案管理更加高效化
档案室智慧一体化建设，促使档案管理更加高效化。在档案管理过程中，智能密集架及RFID系统实现档案快速上下架、精准定位与查找、轻松盘点等功能，对存放于档案室智能密集架架体上的已贴电子标签的档案的在架、错位、离位等信息进行自动识别，判断并完成记录和提示，实现对已贴电子标签档案实体的数量、状态、异常信息的统计、分析和上报，省去了大量时间和人力成本，大大提高了档案管理的工作效率。
二、实现对库房环境精准测控
由于档案的不可再生性和凭证作用的特性，因此维护档案存放环境的稳定性和安全性至关重要。通常，档案室智慧一体化建设方案中包含了环控系统，该系统可以采集并展示档案室温度、湿度、空气质量等数据，支持根据预设的环境指标合理区间值，当发现指标异常时，便可根据预设的处理方案来采取相应的措施，如控制打开/关闭空调、打开/关闭恒湿消毒净化一体机、打开/关闭新风机等，从而实现对库房环境精准测控。
三、全方位维护档案的安全
档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。档案安全工作只有进行时，没有完成时。档案室智慧一体化建设，往往会使用到动态视频监控系统、防盗报警监控系统、防火报警系统、智能门禁系统等，能够实时监控并录像室情况、及时进行烟雾检测和灭火、防止盗窃档案，触发情况自动报警，从而维护档案室及档案的安全。
由此可见，档案室智慧一体化建设能够更好的满足当前档案管理的实际需求，智慧档案室一体化建设方案设计完成并落地后，促使档案管理更加高效化、实现对库房环境精准测控、全方位维护档案的安全，有利于提升档案管理水平。
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