在档案数量不断增加以及档案管理方式落后等多重因素的作用下，档案管理人员的工作负担和压力越来越大，很显然，传统档案室已不再适用。随着科学技术的不断发展，智能档案库房渐渐映入大家的眼帘，它是传统档案室的升级与创新，其给档案管理带来新的契机和深远影响，切实革新了档案管理方式，大大减轻人员的工作量，受到了各个单位的青睐。本文来和大家浅谈一下智能档案室建设解决方案。以下是方案具体内容：
1、档案装具是每个档案室中必备的设备，传统档案室多以固定架、文件柜为主，而在智能档案室中，选择设计安装多组多列的智能密集架。毫无疑问，智能密集架比传统档案装具的功能更强大、更先进，其具有防尘、防鼠、防光、防盗、防倒、防挤压等安全保护功能，有力地保障着档案及人员的安全；其实现了智能化操作，可通过语音控制架体，达到了解放双手的效果，也可以通过点触屏幕操控架体，大大节省了人力；其具有声光引导人员取档功能，有效解决了人员费时费力查档问题。
2、为进一步提高档案管理的水平、降低档案管理难度，智能档案室建设解决方案中搭建了RFID系统，主要包括RFID标签、RFID智能盘点车、RFID馆员工作站、RFID智能通道门、RFID档案自助借还机，实现档案的精准定位、高效盘点，追溯并记录档案被谁借走、何时借走、何时归还等相关信息，从而确保档案的安全性和管理精确性。
3、环控、安防系统也是方案中的重要内容，其中环控系统主要包括智能环境区域控制器、智能恒湿净化一体机、空气质量云测仪、新风机、空调等设备，实现对档案库房的温度、湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度等一系列数据的实时准确监测，针对异常情况自动报警及调节，使得人工监管成为非必要因素，与传统档案室中人工频繁巡视和控制设备形成鲜明的对比。传统档案室中多为老旧的监控系统、依赖人为管理、偏向事后干预，而智能档案室建设解决方案中的安防系统包括动态视频监控系统、防火报警系统、防盗报警系统、智能门禁管理系统等，当档案室出现烟雾、布防时间段检测到人员出入、无权限人员擅自闯门禁等情况时立即发出报警，并通知管理人员及时采取措施，秉承预防在先的原则、改变了以往人员长时间看守巡逻的情况，及时将安全隐患消灭在萌芽状态，确保档案的安全。
4、在档案室中，将部署多个系统、将安装多个设备，如何更好地管理这些系统及设备呢？一体化管理平台是不错的选择！当前，一体化管理平台已走进了多个智能档案室中，其支持集成智能密集架、环控系统、安防系统、RFID系统等，实现多个子系统的集中、统一管理，达成“1+1>2”的效果，为建设出高效安全又解放人力的档案库房助力！
近年来，智慧档案室是档案管理领域主流的发展趋势，智能档案室建设解决方案、智慧档案室建设方案落地后，实现了档案管理的安全性、及时性、准确性和档案管理的规范化、智能化，可见它对于档案管理工作有着积极促进的作用，解决了传统档案管理方式下存在的种种问题，成功为管理人员减负减压！
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