由于传统档案馆中存在的种种问题，因此传统档案馆升级为智慧档案馆日趋紧迫，从而从根本上解决档案管理中存在的痛点难点问题，理顺档案管理流程，正规档案管理秩序，提升档案管理工作水平。智慧档案馆管理系统是智慧档案馆的核心，其包括智能密集架管理系统、环控管理系统、安防管理系统、RFID管理系统、数字化档案管理系统、一体化管理平台等，下面加以分析。
一、智能密集架管理系统
智慧档案馆管理系统包括智能密集架管理系统，智能密集架是在传统密集架架体上的升级，在架体上嵌入了智能化系统，不仅具备手动密集架的承重强、容量大等优势，还实现了安全权限控制功能、智能操作功能、声光音带取档功能、状态显示功能等等，从而促使档案管理更加高效、便捷。
二、环控管理系统
环境不达标，对档案本身将造成极大地损害，因此环控管理系统在智慧档案馆中发挥着至关重要的作用，环控管理系统包括智能环境区域控制器、空气质量检测仪、空调、新风机、恒湿一体机等设备，从而起到理想的环境控制效果，可以保障档案资料的安全保存，为档案保驾护航。
三、安防管理系统
智慧档案馆管理系统包括安防管理系统，安防管理系统中包含动态视频监控系统、防盗报警监控系统、防火报警系统、智能门禁管理系统等，实现对档案库房进行全面监控和保护，防止损坏、盗窃、火灾等事故发生，确保档案的完整性和安全性。
四、RFID管理系统
RFID管理系统主要由RFID电子标签、RFID智能盘点车车、RFID通道门、RFID一体式馆员工作站等设备构成，通过RFID层架标签对密集架层架位置定位，通过馆员工作站进行档案入库并对档案信息与超高频标签进行绑定等操作，智能盘点车完成对档案的上架、盘点、理架、查找，出入检测通道门有效对档案出入库状态进行检测，未经正常流程取走档案时通道门产生报警，从而实现安全、精准的档案管理模式。
五、数字化档案管理系统
智慧档案馆管理系统包括数字化档案管理系统，数字化档案管理系统是将传统的纸质档案数字化并进行有效管理的系统，其主要的作用是在保证档案完整性和安全性的同时，提高档案管理的效率和实用性，方便工作人员进行文件的查找、维护和共享。
六、一体化管理平台
档案库房一体化平台功能诸多，可按照规定的流程实现日常档案出入库、档案借阅、归还等日常业务的管理工作；可对智能密集架进行开架、合架、通风等远程操作，根据环境温湿度等数据显示对空调、除湿机等环境设备进行远程控制。在一体化平台的管理下，大大增强了库房管理的科学性！
综上所述，智慧档案馆管理系统利于整合管控档案资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控档案资料，及时掌握档案动态；有利于快速处理突发事件，防范于未然；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高档案管理效率，提升档案管理水平。
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