单单依靠人工管理档案的方式下，普遍存在档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长、档案存放次序较易被打乱、档案查阅耗时长、档案盘点操作不科学、对失效档案管理滞后等问题。随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展，在现有的技术条件下，把RFID技术和智慧档案库房建设与档案实体的科学管理结合在一起，实现一种科学高效，高度现代化管理的档案库房建设新模式已经成为可能，RFID应用于智慧档案库房中，管理准确性实现质的飞跃！
（1）人员管理：对于馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案库房室的唯一身份标识，RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片，可在其中的RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。
（2）信息采集：每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识，由于标签数量大，使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。
（3）RFID应用于智慧档案库房中，库房档案盘点时，馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点，达到速度快、准确率高等效果。档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点，盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
（4）定位：利用上述手持终端去查找一个特定档案，查询和核对其详细信息。当需要将一份档案上架到特定位置时，需要用手持机扫描待上架的档案RFID标签，然后扫描货架储位标签，完成档案与储位的绑定，记录到软件系统。
（5）借阅利用：当外部人员需要借阅档案或者归还档案时， 库管员或者服务大厅窗口工作人员需要将借阅的档案从档案架上取下来在RFID馆员工作站扫描一遍，以登记到系统，登记过的档案从库房门口的RFID通道门经过才不会报警。
（6）归档：归还时的工作流程一样， 需要先在窗口做归还登记，扫描RFID芯片记录到系统，到库房门口时才不会报警，否则就会异常报警。
（7）安全管理：在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门，后台系统把需要出入库的档案信息(编号、RFID号、出库类型)推送到检测服务，检测服务通过通道门实时读取标签号，把读取到的标签号在待出库标签中查询，如果未查询到，向后台系统报告非法出库标签，并联动通道门报警系统，同时档案经过RFID通道门时，可以实时记录档案的位置信息，能够对档案进行安全控制，达到防盗和监控的目的。
随着社会的不断发展，技术也在不断更新中，在现有的技术条件下，RFID应用于智慧档案库房中，极大的提高了馆藏档案管理工作效率，档案管理实现质的飞跃，实现科学的、现代化档案管理新模式！
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