随着人工智能时代的到来，各单位信息化程度不断提升，需归档的文件数量的增加以及档案种类的逐渐繁杂，单位档案的收集、管理、利用和安全工作越来越困难，传统的管理模式已难以满足文档数据的快速有效收集管理和提供系统的知识化服务的要求。在此背景下，国家提出了“中国制造2025”的发展规划，单位档案工作也以档案智慧管理为契机，开展智能档案库房建设，为科研生产和经营决策提供核心战略资源。下文为大家介绍单位档案库房智能化相关内容。
一、智能档案库房----单位档案工作转型升级的战略要求
智能档案库房具有全面感知、泛在共享、互联互通等多种智慧，主要是以服务用户需求为导向，不仅具备安防监控、语音识别和环境检测等功能，而且还可以实现档案智能检索。利用智能一体化平台更好地满足档案用户的个性化和多样化档案信息需求，提高档案服务效率与水平。在功能上，单位档案库房智能化具有不可比拟的优势，是实现单位档案工作转型的战略要求。
（一）档案信息的全面感知
感知是智慧管理的第一要求，智能档案库房将“感知”这一功能进行全面覆盖，智能档案库房内基于物联网技术连接起来的一体化系统对档案与档案、档案信息与单位档案工作者、档案与档案库房、档案与用户等主体进行深度融合与深度感知，从而满足了用户及单位档案工作者对档案的跨时空利用需求。通过全面透彻的感知，将碎片化的相关信息感知集中于一体，并进行智慧化的整合和衔接，从而对单位档案信息的全面高效利用。
（二）档案资源的泛在共享
物联网时代下，智能档案库房建设更加开放，单位建设智能档案库房，不仅可以利用智能信息技术促进单位的现代化，而且可以让图书馆、档案馆等单位的档案信息资源面向社会公众进行开放，促进单位的信息公开性。智能档案库房促进单位档案信息资源的智慧控制、智慧组织和智慧管理，可实现对单位档案信息资源的泛在共享。此外，后台所建立起的系统应用集成也实现了跨部门、跨馆际、跨系统、跨库网的共享和服务。
（三）档案服务的人性化创新
智慧城市是以人为本的城市发展规划，智能档案库房作为智慧城市的一个子系统也具备“以人为本”的人性化服务形态。一方面，单位可以通过档案管理一体化平台，查找相应档案资料，获取单位档案信息服务；另一方面，智能档案库房汇聚融合了海量的档案信息资源，可以对档案库房信息进行查询、浏览、借阅与管理，开展全方位、多层次的档案信息服务，更好地满足档案用户需求。同时，通过现代信息技术的广泛应用，单位档案库房智能化配合RFID技术可以提高档案收录与盘点效率，把档案管理人员的精力腾出来，赋予了档案管理人员更多的工作自主性。
二、推进单位智能档案库房建设的必要性
（一）智能档案库房助力单位管理现代化
档案管理目前在大多数单位管理中处于末端，档案资源作为企业管理重要的表现形式，档案管理水平在一定程度上反映企业管理的水平。以服务类的单位为例，要实现智慧收集信息、智慧运作、智慧服务输出等一个全生命周期的智慧管理，建立智能档案库房是重要的组成部分。单位档案库房智能化以档案的全生命周期管理为纽带，服务档案的收集、流转、聚合、数字化转化等各阶段，推动单位实现以数据驱动的自动感知、自动预判、自主决策的现代化管理模式。
（二）智能档案库房促进单位档案工作的“全智能”
通过智慧档案库房的建设，进一步提升档案管理模式，将收集到的各类档案信息按不同要求进行出入库、上下级、盘点等全过程的追溯，形成一个有序完整的信息空间，实现档案信息的“全智能”管理。同时，依托于RFID技术，智能档案库房拥有全面感知功能，能够对档案的进出库进行自动监测控制，对库房“十二防”管理等实行全过程智能监控，确保档案库房的物理安全。
随着智慧城市、智慧单位建设的进一步深入，单位档案库房智能化的建设也势在必行。单位智能档案库房将从智慧化收集、智能化管理、知识化服务、泛在互联共享等方面服务，为单位科研生产、工作决策和行政管理提供智能化、个性化、精品化、多样化的档案信息知识服务，实现单位档案工作的跨越式发展。
本文源自洛阳花都集团网站，未经允许，请勿转载使用，侵权必究。
